ATIVA Development’s målsättning vid utvecklandet av ATIVA-Dokument har varit att kunden ska kunna installera, underhålla, hantera och lära sig systemet på egen hand. Ni får en nedladdningslänk för hämtning av programvaran som sedan enkelt installeras.
Originalplaceringen- är det ställe där all ny dokumentation skapas eller befintlig dokumentation läggs in. Från detta läge sker alla nyutgåvor och förändringar av dokumentation. Det är härifrån dokumenten styrs ut till verksamheten.
Processer- är programmets kärna, här åskådliggör man sin organisation. T.ex. lägg in hela inköpsprocessen, tillverkningsprocessen, leveransprocessen. I detta läge kan man även lägga upp företagets olika avdelningar, maskiner etc. Dokumentationen som finns i läget originalplacering styrs ut till dessa kopplingsbegrepp. Med denna metod går det att styra ett dokument till flera ställen inom verksamheten. Man kopplar även användare till de specifika kopplingsbegreppen för att användaren enkelt ska kunna ta del av informationen som berör just honom/henne.
Standard- här bygger man upp de olika ledningssystemen som man jobbar efter t.ex. ISO 9001. Det går självklart att bygga på hur många standarder som helst och styra dokument till dem. I detta läge går det även att lägga till egna interna system eller olika lagparagrafer mm som man berörs av.
Illustration över hur en rutin kan vara kopplad.
Rutin X ligger i en mapp Rutindokument i läget Originalplacering där alla rutiner är uppsamlade. Rutin X är sedan styrd till två processer som motsvarar verksamheten.
Rutin X är även kopplad till två olika standarder.
Om en ändring skulle ske i Rutin X så skulle det omedelbart slå igenom på dessa ställen.
Resultatet av publiceringen visar en kopia av det som blev valt. Filerna som genereras/publiceras har inget krav på att koppla mot någon server eller databas. Det som behövs är en webbläsare (Edge, Crome, Firefox) för att läsa dokumenten. Publiceringen läses med valfri enhet te.x dator, surfplatta, mobil etc. Det går att publicera lokalt för att läsas intern på ett företag eller publikt till Internet via FTP.
Systemstruktur
ATIVA-Dokument är uppbyggt kring tre delar ”Originalplacering”, ”Processer” och ”Standard”. Dessa olika delar bildar tre olika dokumentvyer i systemet. Visning av dokument sker då antingen i företagsanpassad/processinriktad form (Processer) eller efter något ledningssystems uppbyggnad (standard).Originalplaceringen- är det ställe där all ny dokumentation skapas eller befintlig dokumentation läggs in. Från detta läge sker alla nyutgåvor och förändringar av dokumentation. Det är härifrån dokumenten styrs ut till verksamheten.
Processer- är programmets kärna, här åskådliggör man sin organisation. T.ex. lägg in hela inköpsprocessen, tillverkningsprocessen, leveransprocessen. I detta läge kan man även lägga upp företagets olika avdelningar, maskiner etc. Dokumentationen som finns i läget originalplacering styrs ut till dessa kopplingsbegrepp. Med denna metod går det att styra ett dokument till flera ställen inom verksamheten. Man kopplar även användare till de specifika kopplingsbegreppen för att användaren enkelt ska kunna ta del av informationen som berör just honom/henne.
Standard- här bygger man upp de olika ledningssystemen som man jobbar efter t.ex. ISO 9001. Det går självklart att bygga på hur många standarder som helst och styra dokument till dem. I detta läge går det även att lägga till egna interna system eller olika lagparagrafer mm som man berörs av.
Illustration över hur en rutin kan vara kopplad.
Rutin X ligger i en mapp Rutindokument i läget Originalplacering där alla rutiner är uppsamlade. Rutin X är sedan styrd till två processer som motsvarar verksamheten.
Rutin X är även kopplad till två olika standarder.
Om en ändring skulle ske i Rutin X så skulle det omedelbart slå igenom på dessa ställen.
Extern dokumentation
De flesta företag och organisationer har redan någon befintlig godkänd dokumentation. När extern dokumentation ska införas till ATIVA-Dokument används en guide för dokumenten som leder dig genom ett antal frågor om de aktuella dokumenten.Nya dokument
ATIVA-Dokument är utvecklat för enkelt kunna skapa nya dokument av fördefinierade dokumentkategorier och mallar som anpassats till den egna verksamheten. Till hjälp för att upprätta ett nytt dokument används ”Guiden Skapa nytt dokument”.Automatisk inskrivning av dokumentstatus
Med några enkla handgrepp kan mallar och dokument anpassas så att all behövlig dokumentstatus skrivs in i dokumentet automatiskt. M.a.o. dokumenten blir korrekt märkta med godkännare, upprättare, utgåva, giltighetstider, distribuerare, dokumentkategori mm.Publicera
För att underlätta spridningen av informationen som finns i ATIVA-Dokument samt att nå ut med sin dokumentation till en bredare publik så kan man publicera. En publicering skapar en spegelbild av din ATIVA-Dokument databas där du som användare själv bestämmer vilka processer, standard och dokument som ska publiceras till en webbplats.Resultatet av publiceringen visar en kopia av det som blev valt. Filerna som genereras/publiceras har inget krav på att koppla mot någon server eller databas. Det som behövs är en webbläsare (Edge, Crome, Firefox) för att läsa dokumenten. Publiceringen läses med valfri enhet te.x dator, surfplatta, mobil etc. Det går att publicera lokalt för att läsas intern på ett företag eller publikt till Internet via FTP.
Sökfunktioner i ATIVA-Dokument
ATIVA-Dokument är utrustad med sökfunktioner för att lätt kunna hitta det man söker. Sökningar i systemet kan göras allmänt på Upprättare, Godkännare, Titel, Dokumentnummer, Dokumentkategorier, Giltighetstider, Distribuerare mm. Utöver det går det även att söka i systemet processinriktat och efter standard, eller göra en kombination av dessa sökalternativ. Resultatet av en sökning presenteras direkt.Sökning i dokumentträden
Pappersutskrifter
ATIVA-Dokument är ett elektroniskt dokumentstyrningssystem men pappersutskrifter är något som vi tror alltid kommer att finnas. Miljön kanske inte tillåter att det finns en dator att gå till för att läsa dokument. Ett annat exempel kan vara en nödlägespärm med rutiner och instruktioner för att behandla ett nödläge. ATIVA-Dokument har möjligheten att kunna lägga upp både personer och platser där utskrifter av dokument måste finnas. Vid distribution av ett dokument kommer systemet att säga till att en viss person eller plats ska ha en utskriftskopia av dokumentet. Distributören får då även en möjlighet att kunna skriva ut en distributionslista över de personer och platser som ska ha en pappersutskrift. Att sätta upp en pappersmottagare görs enkelt i administrationsverktyget.Hantera pappersmottagare.
Fyra olika teman
Sätt personliga teman för att anpassa applikationen efter ditt önskade sätt att jobba. Det finns Standard, Svart, Vit och ett mörkt tema att välja mellan.Standard tema.
Svart tema.
