Hantering av nya standarder

Nya ISO 9001:2015 och ISO 14001:2015 är lanserat. Ni som använder ATIVA-Dokument som ert verksamhetsledningssystem kan enkelt skapa nya standarder i programmet. Vi har skrivit ihop en lathund så ni lätt kan skapa nya standarder och koppla på era befintliga dokument till de nya standarderna.

Nedanstående kräver inloggning som systemadministratör.

För att införa en ny standard. Gör enligt nedan.

  1. Starta systemadministrationen.
  2. Klicka på fliken Standard.
  3. Om en ny grundmapp/rotmapp ska skapas väljer du från menyn Arkiv-> Ny (rotmapp) eller om en ny undermapp ska göras markerar du mappen som ska få en undermapp och klickar sedan på knappen Ny undermapp.
  4. Skriv in benämningen på mappen Tex. ISO 9001:2015 och en ev. beskrivning av den.
  5. Tryck spara för att skapa mappen.
  6. För att redigera en mapp dubbelklickar du på den.
  7. Vid kryssrutan Koppling ej möjlig avgörs om det ska vara tillåtet att koppla dokument eller användare till aktuell mapp. Man kanske inte vill att vissa dokument ska kopplas till grundmappen utan de ska styras till mappens undermappar.

När hela den nya standarden är uppbyggd enligt ovan så går det bra att börja koppla dokument till den. Ett tips är att låta den gamla standarden ligga kvar orörd med sina dokumentkopplingar till dess att alla dokument är omkopplade. När alla dokument är omkopplade kan man om det så önskas frikoppla dokumenten från den tidigare standarden för att sen radera den.

Nedan finns två metoder för att koppla dokumenten till den nya standarden.

Metod A
Här utgår du från standardens kapitel.

  1. Välj från menyn Systemadministration-> Dokumentstruktur.
  2. Välj fliken Standard.
  3. Markera önskat kapitel i standarden i det vänstra trädet. All dokumentation i databasen visas i listan på högra sidan.
  4. Du kan nu lägga till dokument till valt kapitel i den nya standarden genom att bocka för dessa.
  5. Tryck spara för att uppdatera den korrigerade standarden.

Upprepa processen enligt ovan för varje kapitel. Detta verktyg är även lämpligt för att frikoppla dokument från den äldre standarden som du eventuellt vill ta bort.


Metod B
Här utgår du från respektive dokument i strukturerna.

  1. Högerklicka på önskat dokument/titel och starta verktyget Utökad dokumentinformation.
  2. Välj fliken Standard.
  3. Välj din nya standard och dubbelklicka på önskad standard. Denna får då en bock över sig vilket visar att ditt dokument är kopplat. Om standarden har ett rött kryss över sig är det låst och det går ej att koppla dokumentet till den.
  4. Tryck spara.

Upprepa processen enligt ovan för varje dokument som du vill flytta till den nya standarden.
X
Vi använder cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda webbplatsen godkänner du detta. Läs mer